Att skriva en ansökan om projektstöd

Alla förändringsprocesser är del av ett större sammanhang. Projektgenomförandet påverkas av olika ekonomiska, sociala och politiska processer som äger rum i samhället. En viktig start i projektplaneringen är därför att få en första övergripande bild av projektets omvärld. Det handlar om insamling av bakgrundsfakta om den sektor inom vilket projektet kommer att äga rum, men också om situationen i det län/kommun som projektet ska göra skillnad.

Redan i detta skede av projektplaneringen ska perspektiven för jämställdhet, mångfald samt miljö och klimat analyseras och redogöras för. Det är inte alltid så att en ny studie behöver göras, ofta kan existerande information från olika källor samlas in. I vissa fall finns dock ett mervärde i att faktiskt genomföra en mindre förstudie för att skapa den övergripande bild som krävs för att genomföra ett större projekt.

Viktigt i sammanhanget är också att undersöka och ta lärdom av andra pågående eller avslutade projekt samt ta reda på vilka prioriteringar som görs inom regionen för projektfinansiering.

De grundläggande frågor en problemanalys/situationsanalys bör besvara är följande:

• Vilket är det huvudsakliga utvecklingsproblem som skall lösas med hjälp av projektet?
• Vad orsakar problemet? Vilka är de egentliga, grundläggande, orsakerna till att huvudproblemet existerar?
• Vad är det som hindrar parterna från att själva lösa problemet?
• Vilka konsekvenser/effekter har problemet – på samhället och målgruppen?
• Vem drabbas av problemet? Vem ”äger” problemet?

Genom att göra en problemanalys kan nya infallsvinklar för planeringen och insikten i projektet identifieras. Frågan som ligger i fokus är: Hur ser situationen ut innan vi börjar?

Ett vanligt misstag är att projekt påbörjas där lösningarna/aktiviteterna har varit givna, utan att man först har analyserat utgångspunkten, det vill säga problemet och dess orsaker. Tanken är att fråga sig vad som leder till ett visst tillstånd och hur det hänger ihop. Utifrån detta blir det lättare att ta fram mål och aktiviteter som är relevanta och aktuella för just det här projektet.

För att ett projekt ska bli hanterbart och inte allt för omfattande är det en förutsättning att hitta ett fokus och avgränsning för det problemområde som ska angripas. Om det blir för komplext bör det delas upp i delprojekt för att kunna hantera det på bästa sätt.

Intressenter är de som påverkar, och påverkas av, det som sker i projektet – direkt eller indirekt. En kartläggning av projektets intressenter och deras roll i projektet är en väsentlig del av planeringsprocessen.

Intressenterna kan delas in i:

1. Målgrupp (direkt och indirekt)
2. Projektägare och projektgrupp (genomförare)
3. Beslutsfattare
4. Experter inom området/ämnet
5. Finansiärer

Försök att involvera någon/några från var och en av dessa grupper i projektplaneringen. Tänk på att personer från olika intressentgrupper med olika erfarenhet, olika kön, olika ålder, olika kulturell bakgrund och så vidare har viktig information att ge i processen. Målgruppen är naturligtvis allra viktigast att involvera.

För att integrera de hållbarhetsaspekter som krävs för projekt finansierade av Region Västernorrland rekommenderas att ni i planeringsprocessen också fångar upp intressenter utifrån dessa aspekter.

Hållbarhetsaspekter - Tillväxtverket (tillvaxtvarket.se)

I projektbeskrivningen/ansökan ska sedan redogöras för vilka olika intressenter som berörs av projektet samt hur de avser medverka och samverka i projektgenomförandet. Delaktighet och förankring i länet är en viktig del av bedömningen av projektet, detta för att visa på att det finns ett behov och intresse av att projektet genomförs. Delaktigheten av intressenterna är även viktig i slutfasen av projektet för att uppnå spridning och då resultaten ska införas i ordinarie verksamhet.

Mål utgår från ett problem som ska lösas och beskriver vilken förändring som ska ske och vad som ska uppnås. Skilj på mål och aktivitet! Det är vanligt att mål och aktivitet sammanblandas i projektbeskrivning men aktiviteterna ska beskriva hur målen ska uppnås.

När relevanta intressenter bidragit till problemanalysen/situationsanalysen och ni skapat er en tydlig bild över huvudproblemets orsaker och effekter, är det dags att formulera projektets mål. Om man varit noggrann i problemanalysen så blir målformuleringen enklare. Målen bygger vidare på problemanalysen. Vid formuleringen av mål ska även mål kopplade till jämställdhet, mångfald samt miljö och klimat tas med.

Projektets olika målnivåer:

1. Övergripande mål

De övergripande målen beskriver den önskade förändringen i samhället och för målgruppen som projektet ska bidra till på lång sikt. Man kan inte förvänta sig att detta mål uppnås förrän kanske tidigast 5–10 år efter projektets avslut. Måluppfyllelse på denna nivå är normalt svår att mäta och det är svårt att bedöma i vilken utsträckning som enstaka projekt bidrar till måluppfyllelsen i förlängningen. Det är såklart flera verksamheter, program och projekt i samhället som leder till att uppnå de övergripande målen.

2. Projektmål

Projektmålet uppnås på medellång sikt och beskriver anledningen till att projektet genomförs. Projektmålet beskriver den situation som förväntas råda vid projekttidens slut, inom ramen för tillsatta resurser (personal, tid och budget). Projektmålet kallas ofta för syfte och projekt bör enbart ha ett huvudsyfte, ett projektmål. Detta projektmål nås genom att först uppnå delmålen.

3. Delmål

Delmålen ska uppnås på kort sikt och sätts utifrån att finna lösningar på orsakerna i problemanalysen. Delmålen ska bidra till att lösa huvudproblemet och därmed projektmålet. Delmålen nås i sin tur av resultatet från de aktiviteter som planeras inom ramen för projektet. Det är därför viktigt att aktivitetsplanen är kopplad till respektive delmål (steg 5). Undvik för många delmål - tre till sju stycken är lagom. Vid fler delmål bör man överväga att slå ihop delmål eller att avgränsa projektet och/eller att dela in projektet i flera delprojekt.

Projektmål och delmål skall vara specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbundna (SMART).

• Specifika: tydliga. Skriv till exempel inte enbart mål som "stärkt innovationskraft", utan beskriv vilken innovationskraft och för vem.
• Mätbara: beskriv mått på måluppfyllelse genom indikatorer och verifieringskällor.
• Accepterade: alla som ska arbeta med projektet ska vara överens om målen för att få gemensamt fokus.
• Realistiska: rimliga i förhållande till projektets förutsättningar, tid och resurser.
• Tidsbundna: gör en tidsplan för när målen ska vara uppfyllda.

När målformuleringarna är fastställda för projektet kan aktiviteterna planeras.

Aktiviteterna är inget mål i sig utan ett medel för att uppnå målen – de talar om vad som faktiskt ska göras i projektet. Aktiviteterna är det arbete som utförs av dem som är involverade i projektet eller av externt upphandlade tjänster.

Om aktiviteterna planeras och genomförs på ett lämpligt sätt uppnås delmålen, som i sin tur leder till att projektmålet uppnås. För att underlätta genomförandet och nå önskat resultat ska aktiviteterna därför vara logiskt knutna till delmålen (exempel: för delmål 1 finns aktiviteter 1:1, 1:2, 1:3). Aktiviteterna ska vara tydliga och tidssatta. Ju tydligare aktivitetsplan desto lättare blir det att i nästa steg göra resursplaneringen.

Aktiviteter kopplade till målen för jämställdhet, mångfald samt miljö och klimat ska finnas. Glöm inte att också planera för aktiviteter kring utvärdering och resultatspridning.

Projektgenomförandet är en lärandeprocess och leder självklart till att ändringar av aktivitets- och projektplanen komma behöva göras under projektets gång, men en god projektplanering minskar risken för alltför stora och problematiska ändringar. Det är dock viktigt att förändringar stäms av och godkänns av ansvarig handläggare innan de genomförs eftersom de kan påverka godkända kostnader samt fokus i projektet.

Ju tydligare projektplanen är inom samtliga delar desto bättre kan också finansiären bedöma huruvida mål och aktiviteter i projektansökan är förenlig med de intentioner och regelverk som gäller för just dennes finansiering

Resursplaneringen ska vara kopplad till aktivitetsplaneringen. Resurserna ska vara nödvändiga för genomförande av de aktiviteter som ingår i projektet.
Dessa är exempel på vanliga delar som bör tas i beaktande för planeringen:

• Områdeskompetens: om det krävs specifik kompetens som inte finns inom organisationen så kan det bli nödvändigt att inhandla externa tjänster. Du ska också säkerställa att kompetens finns inom jämställdhet, mångfald samt miljö och klimat.
• Personal: administration, kommunikation, projektledare och så vidare.
• Finansiering: hur ska finansieringen se ut? Vilka möjliga medfinansiärer finns? Hur säkras verksamheten på lång sikt utan projektfinansiering?
• Tidsplanering: vad kräver aktiviteterna som planeras i form av arbetstid?
• Lokaler: vilka lokalbehov finns för projektet?
• Övriga kostnader: reskostnader, materialkostnader, indirekta kostnader?
• Investeringar: kommer projektet att behöva göra någon investering?

Ett bra hjälpmedel i denna planering är att fylla i bilagan Budgetspecifikation (xlsx) som ger en överskådlig bild av vilka resurser som behövs i form av exempelvis personal, externa tjänster, resor och lokaler för projektet. Budgetspecifikationen är en obligatorisk bilaga som kommer att efterfrågas vid eventuella kompletteringar. Så spara tid genom att skicka in den direkt vid ansökan. Ha i åtanke att de kostnader som tas upp här ska koppla mot de aktiviteter som planeras för projektet.

Det vanligaste sättet att medfinansiera ett projekt som Region Västernorrland hanterar är via kontanta medel eller direktfinansiering (exempelvis arbetstid eller lokal). I budgetblanketten för medfinansiering från Region Västernorrland ska en sammanställning av kostnader och finansiering fyllas i som överensstämmer med totalsumma för varje budgetår. Notera även att medfinansiering från Region Västernorrland endast kan uppgå till max femtio procent av total finansiering.

Betalas ut i efterhand

Finansieringen som beviljas betalas ut i efterhand efter att en rekvisition av faktiska kostnader i projektet har lämnats in. Alltså måste ni i planeringsprocessen klargöra att det finns medel i organisationerna och en stabil ekonomisk situation för att klara av att invänta utbetalningar. Detsamma gäller i de fall då kostnader som godkänns, vilket i praktiken innebär att projektägaren själv får stå för en icke godkänd kostnad.

En sak som måste poängteras är vikten av att följa Lagen om offentlig upphandling (LOU) när projektägaren lyder under dessa lagar. I övriga fall gäller affärsmässiga villkor vid inköp av varor och tjänster som kan vara aktuella för projektet. ”Affärsmässiga villkor” kan innebära att man tillfrågar minst tre likvärdiga aktörer för att visa att den aktör som väljs till projektet har en marknadsmässig prissättning som medfinansiärer kan anse vara befogad.

Regional utvecklingsstrategi (RUS), framtagna handlingsplaner och regionens hållbarhetskriterier:

Överensstämmer projektet med inriktningar och mål i regionala utvecklingsstrategin och andra planer? Förtydliga i din ansökan vilken eller vilka prioriteringar i den regionala utvecklingsstrategin som passar in på det aktuella projektet. 

Regionala utvecklingsstrategin (RUS)

Överlevnad och långsiktighet:

Hur ser projektets genomförandekapacitet ut? Finns det möjlighet att genomföra planerade aktiviteter inom ramen för budget och projekttid? Finns en påvisad kompetens, erfarenhet och bemanning för att genomföra projektet med uppsatta mål och resultat? Finns det långsiktig finansiering som säkerställer att verksamheten kan överleva efter projektets avslut?

Förankring och näringslivets medverkan:

Finns ett identifierat behov i regionen? Efterfrågas projektet av det regionala näringslivet eller andra aktörer? Kan dessa aktörer medfinansiera projektet? Hur har förankringsarbetet sett ut?

Om behovet och intresset uppges vara stort men ingen är beredd att medfinansiera kommer detta att ifrågasättas i bedömningen.

Regionalt perspektiv:

Finns ett regionalt perspektiv i projektet eller enbart ett strikt lokalt perspektiv? På vilket sätt bidrar projektet till länets utveckling? Projektet ska ha regional betydelse eller omfattning, där helst tre kommuner ska ingå eller medverka. Det finns dock undantagsfall där projektets särart gör att det enbart går att genomföra med en kommun. Förtydliga i så fall varför.

Förnyelse och utveckling:

Hur skiljer sig projektet från ordinarie verksamhet? Hur innovativt och nyskapande är projektets syfte? Kan projektet bedömas vara ett fortsättningsprojekt? Finns i så fall relevanta och kostnadseffektiva skäl för genomföra ett sådant?

Väl beskrivna horisontella kriterier:

Det är väl beskrivet hur man i projektet planerar att integrera de horisontella kriterierna - "förbättrad miljö", "lika behandling och icke- diskriminering" samt "jämställdhet mellan kvinnor och män"? Finns det beskrivet på ett tydligt sätt hur dessa aspekter ska användas som ett verktyg under hela projektgenomförandet? Finns exempelvis en miljöplan och jämställdhetsplan? Hur ser målgruppen för projektet ut och är aktiviteterna inkluderande i sin utformning?

Det är viktigt att poängtera att dessa kriterier inte ska ses som ett separat perspektiv i en projektansökan utan integreras och analyseras i projektplaneringens alla delar.

Guide för horisontella kriterier (tillvaxtvarket.se)

Budget och ekonomiskt underlag:

• Är regionens andel av finansiering rimlig i förhållande till andra medfinansiärer? Regionen kan max lämna bidrag med 50 procent av projektets totala kostnader.
• Budget och finansiering ska stämma exakt mellan åren och totalt i projektet.
• Direktfinansiering i form av tid ska anges både på kostnadssidan och under finansiering som ”Offentligt bidrag i annat än pengar”.
• Projekt får inte pågå längre än tre år.
• Består majoriteten av medfinansieringen av tid i projektet? Detta ställer högre krav på projektägaren för att undvika likviditetsproblem i projektet. En väl avvägd del kontant finansiering är att föredra.
• Ideellt arbete i projekt är inte en stödberättigad kostnad.
• I större projekt > 3 000 000 kronor krävs en extern utvärderare (följeforskare) i projektet. Detta ska ingå i projektets budget vid projektstart. Studenter får ej genomföra denna externa utvärdering.

Använd mallarna för budgetspecifikation samt inköps-och upphandlingsplan i din ansökan.

Mall budgetspecifikation.xlsx

Mall inköps- upphandlingsplan.xlsx